COMMISSION EUROPÉENNE
DIRECTION GÉNÉRALE DE L'AGRICULTURE ET DU DÉVELOPPEMENT RURAL

Direction D. Soutien direct, gestion des mesures de marché, promotion
D.4. Promotion des produits agricoles
	
Bruxelles, le 7 décembre 2009
D-4/MBU D(2009) 
Note à l'attention du Comite de Gestion
Objet:	Promotion des produits agricoles : modèle de contrat
Faisant suite aux échanges de vues qui ont eu lieu au sein du comité de gestion, en particulier lors de sa réunion du 11 novembre 2009, un projet de modèle de contrat amendé a été établi et vous est présenté en annexe.
Les passages modifiés sont soulignés.  Ils se trouvent aux endroits suivants:
-  Annexe III, page 12, premier paragraphe,	
-  Annexe III, partie A, page 13, nouveau point 5,	
-  Annexe III, partie C, pages 15 et 16, nouveau point 5,	
-  Annexe VIII, partie B, page 25, note de bas de page n° 3,	
-  Annexe VIII, partie B, page 27, nouveau point 2.

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Annexe:	Projet de modèle de contrat amendé.

   

M O D E L E   DE  C O N T R A T

(Référence : FEAGA : 05 08 04 01 – 38.......)

Entre :
........................................................................................................................,(nom, adresse)
agissant au nom et pour compte de ………………….…….. (Etat membre) ci-après dénommé "l'autorité nationale compétente", représentée, pour la signature du présent contrat, par ………................................................ ............................................................................(nom, titre), 
d'une part,

et

..............................................................................................................(nom, adresse du siège social)
ci-après dénommé "le contractant", représenté par ..................…...............................(nom, titre)
d'autre part,

Vu le règlement (CE) n° 3/2008 du Conseil du 17 décembre 2007 relatif à des actions d’information et de promotion en faveur des produits agricoles sur le marché intérieur et dans les pays tiers,

Vu le règlement (CE) n° 501/2008 de la Commission du 5 juin 2008 portant modalités d’application du règlement (CE) n° 3/2008, 

il a été convenu ce qui suit:

Article premier - Objet

1.	Le contractant s'engage à exécuter les actions dont l'objet est le suivant:              .........................................................................................................................................., et telles qu'elles sont définies dans sa proposition du ..............................., modifiée par les lettres des … …, qui font partie intégrante du présent contrat  (cf. annexe I).
	Ce contrat porte la référence suivante : ……………………………..... (n° de l’Etat  membre)

	Le contractant est, vis-à-vis de l'autorité nationale compétente, le seul responsable de l'exécution de l'action et son seul interlocuteur.
	L'autorité nationale compétente ne peut en aucun cas avoir à supporter les conséquences de litiges éventuels entre le contractant et l’organisme d'exécution et ses sous-contractants éventuels.
	
2.	Le présent contrat ne peut être modifié que par un accord écrit entre les parties contractantes, sur demande motivée de l'une d'elles.  Les modifications éventuelles, approuvées par le ou les Etats membres, prennent la forme d'un avenant signé par chacune des parties contractantes.  Une copie de cet avenant est transmise à la Commission dans le meilleur délai.

	Le présent contrat ne peut pas être modifié durant la période de trois mois qui précède la fin de la dernière phase visée à l'article 2, paragraphe 3.  Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles dûment motivées, l’autorité nationale compétente peut autoriser une dérogation à cette disposition.

Article 2 - Durée

1.	Le présent contrat entre en vigueur à la date de la dernière signature des parties contractantes.

2.	La durée pour la réalisation des actions du contrat est divisée en (une/deux/trois) phases de douze mois chacune.  Le contractant ne sera autorisé à poursuivre l’exécution du présent contrat dans les deuxième et troisième phases qu’après autorisation écrite de l’Etat membre ou des Etats membres concernés.  Cette autorisation sera conditionnée par la disponibilité des crédits requis dans le budget de la Communauté européenne.  Aucune dépense engendrée pour la préparation ou la réalisation d’une action de la phase suivante, ne sera éligible avant la date de cette autorisation.
	
	Le ou les Etats membres concernés pourront – sans indemnité – suspendre temporairement ou définitivement le contrat si les crédits requis pour son exécution ne sont pas disponibles dans le budget de l’Etat membre ou des Etats membres concernés.

3.	Les actions prévues dans les documents visés à l’article premier sont réalisées pendant les diverses phases du programme à partir de la date d´entrée en vigueur du contrat et se terminent à l’échéance de la première/deuxième /troisième phase

4.	Le contrat prend fin après le paiement du solde de la dernière phase.

Article 3

Participations financières de la Communauté  européenne et de l´Etat membre

1.	La participation financière de la Communauté européenne n’excède pas 50 % des coûts réels de chaque phase du programme reconnus éligibles prévus à l'annexe II, et réellement supportés par le contractant pour la réalisation des actions visées à l'article premier, jusqu'à concurrence d'un montant maximum :

	-  de  ...................................  euros, dans la première phase ;
	-  de   ….…………………  euros, dans la 2ème phase ;
	-  de ……………….……  euros, dans la 3ème phase (remplir selon la durée du contrat et en fonction des pourcentages maximum autorisés).

              Pour le marché intérieur, le pourcentage visé au premier alinéa est de 60% pour:
         - les actions de promotion des fruits et légumes destinées spécifiquement aux enfants dans                 les établissements scolaires de la Communauté,
         - les actions d'information menées dans  la Communauté sur les modes de consommation responsables en matière de boisson et sur les méfaits de la consommation dangereuse    d'alcool.

            Les montants afférents à la taxe sur la valeur ajoutée des Etats membres, ou à d’autres droits et taxes des Etats membres, ne sont pas pris en compte dans le calcul de la participation financière de la Communauté. 

2.	La participation financière de l’Etat membre ou des Etats membres concernés correspond à … % (1) des coûts réels de chaque phase du programme, reconnus éligibles prévus à l'annexe II, et réellement supportés par le contractant pour la réalisation des actions visées à l'article premier, jusqu'à concurrence d'un montant maximum :

	-  de  …………………….   euros, dans la première phase ;
	-  de  …………………….  euros, dans la 2ème phase ;
	-  de  ………………………  euros, dans la 3ème phase.
	(1) (à remplir ou à adapter  par l’Etat  membre)

3.	La participation financière de la Communauté européenne et, le cas échéant, du ou des Etats membres concernés, relative à chaque phase du contrat ne peut en aucun cas être augmentée, même si le coût réel des actions en cause dépasse le coût indiqué par le contractant dans son offre.  Le contractant supporte seul les risques d'un tel dépassement.
	
4.	Au cas où le coût total des actions visées à l'article premier se révèle inférieur aux montants indiqués sous les paragraphes 1 et 2, les participations financières de la Communauté européenne et, le cas échéant, du ou des Etats membres concernés sont réduites proportionnellement.

Article 4 - Exécution des actions

1.	Le contractant assume seul la responsabilité technique et financière des actions visées à l'article premier, y compris celle de leur compatibilité avec la réglementation communautaire en vigueur et les règles de concurrence applicables en la matière.  Il affecte le personnel nécessaire pour le suivi et la surveillance de l’exécution des actions prévues au  programme. 

2. 	Le ou les contrats avec les organismes d’exécution sont communiqués par le contractant à l'autorité nationale compétente ainsi que les noms et raisons sociales des tierces personnes auxquelles il envisage de confier l'exécution d'une action, ainsi que les noms des éventuels conseillers ou consultants.  [Les contrats conclus, le cas échéant, avec des sous-contractants doivent être approuvés par écrit par l’autorité nationale compétente avant leur conclusion.]

3.	Le contractant inclut dans les contrats conclus avec le ou les organismes d’exécution les stipulations au terme desquelles l'autorité nationale compétente et la Commission peuvent exercer les mêmes droits et bénéficier des mêmes garanties et contrôles vis-à-vis des organismes d'exécution que vis-à-vis du contractant lui-même.
	
4.	Des variations dans la répartition des dépenses sont acceptées automatiquement dans la limite de 10%, pour chaque poste budgétaire se référant aux actions du programme telles qu’indiquées dans la proposition du contractant, acceptée et annexée au contrat, pour autant que les montants maximum visés à l’article 3 ne soient pas dépassés.

5.	Le contractant s'engage tant pour lui-même que pour l’organisme d'exécution et les sous-contractants éventuels :

	-	à ne pas orienter les actions en fonction des marques commerciales, à ne pas promouvoir de noms de firmes ou, sous réserve des articles 4 et 5, paragraphes 2, du règlement (CE) n° 501/2008, de l’origine sous le couvert des actions faisant l'objet du présent contrat;
	-		à ce que les messages soient conformes à la législation applicable dans les pays tiers auxquels ils sont destinés;
	-	à ne pas présenter de demandes pour bénéficier des aides communautaires ou d’autres aides publiques, aux fins de l'exécution des actions visées à l'article premier;
	-	à indiquer clairement et lisiblement sur tous les matériels (y compris les supports audiovisuels) qu'il produira que l´Union Européenne a participé au financement des actions faisant l'objet du présent contrat, conformément à l'annexe IV, sous peine de non-éligibilité des dépenses y relatives.
	-	[disposition de l’Etat membre relative à sa propre participation]

6.	Le contractant informe l’autorité nationale compétente en lui transmettant, trente jours avant le début de chaque trimestre, un calendrier provisoire des actions prévues, selon le modèle de l’annexe VII. Lorsqu’ il y a des changements par rapport à ce calendrier provisoire, il transmet, au moins quinze jours ouvrables à l’avance, une indication des dates ou périodes de réalisation des actions prévues au programme.

	L’absence de communication de cette information implique la non-éligibilité des coûts de l’action ou des actions concernées.

	L’autorité nationale compétente transmet immédiatement cette information à la Commission.

7.	Le contractant informe l'autorité nationale compétente par écrit et sans délai, en lui fournissant toutes précisions utiles, de tout événement susceptible de porter préjudice à la bonne exécution du présent contrat dans le respect des délais prévus.

8.	Le contractant s'engage à transmettre à l’autorité nationale compétente tous les projets des matériels d’information et promotion produits dans le cadre du programme avant la réalisation des actions.  Le ou les Etats membres veillent à ce que le projet de matériel soit conforme à la réglementation communautaire en vigueur, et notamment, pour les programmes visant le marché intérieur à l’article 4 du règlement (CE) n° 501/2008, et pour les programmes visant les pays tiers, à l'article 5 du même règlement.

Article 5 - Modalités de paiement

1.	Le contractant s'engage à ouvrir un compte bancaire qui sera utilisé exclusivement pour toutes les opérations financières (recettes et dépenses) qui devront être effectuées pour la gestion du présent contrat.
2.	Les participations financières de la Communauté européenne et, le cas échéant, de l’Etat membre ou des Etats membres concernés sont versées dans les délais prévus à l’article 20 du règlement (CE) 501/2008, par l'autorité nationale compétente sur le compte bancaire indiqué ci-après, ouvert au nom du contractant.
	Nom de la banque :………………………………………………………
	Adresse complète de l’agence bancaire :…………………………………
	Identification précise du titulaire du compte : …………………………
	Numéro du compte, y compris les codes bancaires (code IBAN):………….…………

3.		Le contractant s’engage :

	- à régler les dépenses présentées par les organismes d'exécution dans les délais légaux, avant d’en demander le remboursement à l’autorité nationale compétente ;
 - à alimenter le compte visé au paragraphe 1er pour répondre aux exigences du premier tiret      du présent paragraphe.

4.	Les demandes de paiements visées aux articles 18 et 19 du règlement (CE) n° 501/2008 sont accompagnées, outre des rapports prévus dans ces articles, d'un tableau récapitulatif reprenant les paiements effectués et sont présentées conformément aux dispositions du point D de l’annexe III du présent contrat.  Les copies des factures et des pièces justificatives, notamment le relevé bancaire émis par la banque du compte visé au paragraphe 1, relatives à ces paiements sont jointes aux demandes de paiement.
	Les rapports visés aux articles 18 et 19 du règlement (CE) n° 501/2008 seront présentés suivant les modèles figurant à l’annexe VIII.
	
5.	Si la vérification fait apparaître que certains montants ont été indûment versés le bénéficiaire rembourse, sur demande de l’autorité nationale compétente, le montant en cause conformément à l’article 26, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 501/2008.  En cas de fraude ou de négligence grave, les dispositions de l’article 27 du règlement (CE) n° 501/2008 sont d’application.

6.	Dans le cas où le contrat est résilié, le paiement des participations financières de la Communauté européenne et, le cas échéant, de l’Etat membre ou des Etats membres est suspendu jusqu'à ce que les effets de cette résiliation soient fixés conformément à l'article 10, paragraphe 4.

Article 6 - Contrôles

1.	Le contractant et le ou les organismes d'exécution tiennent une comptabilité analytique permettant l´identification des recettes et dépenses relatives à l'exécution des actions régies par le présent contrat.  Ils tiennent à la disposition de l'autorité nationale compétente et de la Commission toutes informations et documents nécessaires à la vérification du respect de leurs obligations.

2.	L'autorité nationale compétente et la Commission peuvent, à tout moment, faire procéder à des  contrôles techniques et comptables, leur permettant de suivre l'état d'avancement et de réalisation des actions concernées. Les agents mandatés de l'organisme compétent, de la Commission et de la Cour des comptes ont également accès aux livres et à tous les autres documents ayant trait aux paiements effectués dans le cadre du contrat, dès la signature du contrat et jusqu’à cinq ans après la date du paiement du solde.

3.	La Commission peut, à tout moment, participer aux contrôles organisés par les Etats membres.  Elle peut procéder à tous les contrôles supplémentaires qu’elle estime nécessaires.

Article 7 - Rabais et revenus éventuels

1.	Le contractant doit utiliser toutes les possibilités d'obtenir des rabais, réductions ou commissions.

	Il s'engage à porter au crédit du compte visé à l'article 5, paragraphe 2 tout rabais et toute réduction ou commission qu'il reçoit et qui n’est pas déjà repris dans la facturation.
	
2.	Le contractant doit porter au crédit du compte visé à l'article 5, paragraphe 2 tout revenu dérivant de l'exécution des actions faisant l'objet du présent contrat, notamment les intérêts éventuels du placement de tout montant provenant de la participation financière de la Communauté européenne et, le cas échéant, de l’Etat membre ou des Etats membres concernés.
	
	Tous ces crédits sont déduits du montant de la participation financière de la Communauté européenne et, le cas échéant, de l’Etat membre ou des Etats membres concernés.

Article 8 - Diffusion et exploitation des résultats

1.	Le contractant s'engage à protéger ou à faire protéger les résultats susceptibles de faire l'objet de droits de propriété, acquis à l'occasion de l'exécution du présent contrat.

2.	Le contractant s'engage, en outre, tant pour lui-même que pour les organismes d'exécution et ses sous-contractants éventuels, à réserver à la Commission et, le cas échéant, à l’Etat membre ou aux Etats membres tous les droits d'utilisation des résultats des actions faisant l'objet du présent contrat.

	Cette obligation ne préjuge pas du devoir du contractant de diffuser les résultats au cas où cette diffusion fait l'objet du contrat.
	
3.	Le contractant accepte que la Commission et les Etats membres puissent communiquer ou publier des informations concernant, notamment, les actions prévues au présent contrat, l'évaluation finale des actions, ainsi que le ou les organismes qui ont participé à leur exécution.
	
4.  	Le matériel réalisé et financé dans le cadre d’un programme visé au paragraphe 1, en ce compris les créations graphiques, visuelles et audiovisuelles, ainsi que les sites Internet, peut faire l’objet d’utilisations ultérieures moyennant autorisation écrite préalable de la Commission, des organisations proposantes concernées et des Etats membres qui apportent une contribution au financement du programme, en tenant en compte des droits des contractants découlant du droit national qui régit le contrat.

Article 9 - Compensation des créances

Les créances respectives des parties résultant du présent contrat ne peuvent pas être compensées par d'autres créances entre ces mêmes parties.

Article 10 - Clause résolutoire

1.	Le présent contrat est, sans indemnité, résilié de plein droit par l'autorité nationale compétente en cas de non-respect, par le contractant, d'une des obligations qui lui incombent en vertu de ce contrat, après mise en demeure, notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception et non suivie d'exécution dans un délai d'un mois.

2.	Le contrat est résilié par l'autorité nationale compétente, sans préavis, dans les cas suivants:
	
	a)	si le contractant ne peut obtenir, par sa faute, l'un des permis ou autorisations nécessaires pour l'exécution du contrat;
		
	b)	si le contractant a commis un manquement grave à ses obligations contractuelles, dûment constaté par l'autorité nationale compétente;
		
	c)	si le contractant a fait des fausses déclarations pour obtenir le financement communautaire ou d’autres financements publics. 

3.	Dans les cas visés aux paragraphes 1 et 2, le contractant perd entièrement la garantie de bonne exécution (visée à l’article 16, paragraphe 3 du Règlement (CE) n° 501/2008 de la Commission) et perd, proportionnellement aux montants de la participation financière de la Communauté et des Etats membres indûment versés, les autres garanties qu'il a constitué en vertu du présent contrat.
	
4.	En cas de résiliation, le montant dû au contractant est établi sur la base du coût réel des actions exécutées, en conformité avec le contrat avant la résiliation, y compris les dépenses engendrées par les travaux préparatoires des actions à exécuter, sans préjudice des dommages et intérêts que le contractant devrait subir du chef de la résiliation.

Article 11 - Clause fiscale

1.	En application des dispositions des articles 3 et 4 du Protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes, la participation financière de la Communauté européenne est exonérée de tous droits et taxes, notamment de la taxe sur la valeur ajoutée.  Pour l'application des articles 3 et 4 dudit Protocole, le contractant se conforme aux instructions de l'autorité nationale compétente et de la Commission.

2.	Si le contractant est tenu au paiement de la taxe sur la valeur ajoutée d'un Etat membre, le montant correspondant n'est pas éligible au titre de la participation financière de la Communauté Européenne.

3. 	Si le contractant est tenu au paiement de droits et taxes dans les pays tiers cibles du programme, ces droits et taxes sont éligibles au remboursement, dans le cadre du budget du programme approuvé, sauf dans le cas où ces droits et taxes sont récupérables dans les pays tiers où l’on exécute le programme.

(4.	….. clause fiscale de l’État membre)

Article 12 - Litiges entre le contractant et des tiers

1.	Si l'autorité nationale compétente demande au contractant d'intenter une procédure administrative ou judiciaire, dans le cas d'une action l'opposant à des tiers et résultant de l'exécution du présent contrat, le contractant est tenu de se conformer aux instructions de l'autorité nationale compétente.

2.	Le contractant informe l'autorité nationale compétente, par écrit, de toute procédure administrative ou judiciaire introduite contre lui résultant de l'exécution du présent contrat.  Les parties contractantes décident d'un commun accord des démarches à entreprendre.

3.	L'autorité nationale compétente informe, sans délai, la Commission des procédures visées aux paragraphes 1 et 2.

Article 13 - Dispositions applicables en cas de conflit

En cas de conflit entre le présent contrat et la proposition du contractant, les clauses du présent contrat sont seules applicables.

Article 14 - Juridiction

1.	Le présent contrat est régi par la loi du pays dont relève l'autorité nationale compétente.

2.	Tout litige entre l'autorité nationale compétente et le contractant ou toute action d'une partie contre l'autre, fondés sur le présent contrat, qui n'ont pas pu faire l'objet d'un règlement amiable entre les parties contractantes, sont soumis aux tribunaux du pays précité.

Article 15 - Annexes

Font partie intégrante de ce contrat:

Annexe I:	Proposition du contractant (et lettres modificatives), telle que visée à l'article premier.
Annexe II:	Budget récapitulatif.
Annexe III:	Eligibilité des dépenses : règles spécifiques.
Annexe IV:	Modalités concernant la mention de la participation financière de l’Union européenne.
Annexe V :	Modèle de garantie de bonne exécution du contrat.
Annexe VI :	Modèle de garantie pour l’avance.
Annexe VII : Modèle du calendrier provisoire des actions.
Annexe VIII : Modèles de rapports.

SIGNATURES

Pour l’autorité nationale compétente,			Pour le contractant,

Fait à .............., le                                                                  Fait à .............., le

En deux exemplaires

 

ANNEXE I
ANNEXE I 
ANNEXE I 
ANNEXE I

1.	Proposition du contractant (et lettres modificatives), telle qu'elle a été approuvée par la Commission.

ANNEXE II

Budget récapitulatif 1

ACTIONS
	1° ANNEE	2° ANNEE	3° ANNEE	TOTAL	
Action 1*					
Action 2*					
Action 3*
					
Total des actions (1)
					
Frais de garantie de bonne exécution
					
Honoraires de l’organisme d’exécution (maximum 13/15 % de (1), annexe III, point B.1.2)
					
Evaluations des résultats. des actions (maximum 3/5 % de (1), annexe III, point C.5.) **

Total des coûts directs pour le programme (2)					
					
Frais généraux (maximum 3/5 % ou 4/6 % de (2), annexe III, point A.2)
Montant des frais généraux non utilisés (annexe III, point A.5)

TOTAL PROGRAMME					
1		  Ces tableaux pourront être adaptés en fonction du programme.  Là où un pourcentage est appliqué, indiquer le pourcentage utilisé.
*	Y compris les honoraires facturés sur base d’un taux horaire (annexe III, point B.1.1)
**	3 % pour l'évaluation annuelle, 5 % pour l'évaluation de la dernière phase incluant une évaluation de l'ensemble du programme

PARTICIPATION FINANCIERE 1
(en valeur et en %)

	1° ANNEE	2° ANNEE	3° ANNEE	TOTAL	
C.EUROPEENNE
					
ETAT MEMBRE
					
CONTRACTANT
					
TOTAL					

ANNEXE III

Eligibilité des dépenses : règles spécifiques

Les dépenses éligibles ne concernent que les coûts relatifs aux actions réalisées et supportés par le contractant et par l’organisme d’exécution, après la date d’entrée en vigueur du contrat et avant son échéance.  Toutefois, les évaluations prévues au point C.5 de la présente annexe pourront être clôturées jusqu'à quatre mois après l'échéance de chaque phase du contrat et doivent être présentées avec les demandes de solde.

Les dépenses peuvent inclure tout ou partie des catégories suivantes :

A.	Dépenses du contractant (frais généraux et frais financiers

1.	Les frais généraux du contractant couvrent les frais d'administration, de coordination (y compris les frais de déplacement et de séjour) et de gestion (y compris le coût d´utilisation informatique), ainsi que le secrétariat, la comptabilité, la correspondance, le loyer, les communications et les consommations courantes telles que l'eau, le gaz, l'électricité et les frais d'entretien.  Ces coûts indirects seront calculés sur la base des principes, règles et méthodes comptables en vigueur dans le pays du contractant.
	
2.	Les frais généraux ne peuvent pas dépasser les pourcentages suivants des coûts effectifs de la réalisation des actions :

A) pour le marché intérieur:

                    -  3 % pour les programmes proposés par  un seul Etat Membre, et
                    -  5% pour les programmes proposés par plusieurs Etats Membres.

                    B) pour les pays tiers:

                      - 4 % pour les programmes proposés par  un seul État membre, et
          - 6 % pour les programmes proposés par plusieurs États membres.

		Toutefois, les coûts effectifs de la réalisation des actions exécutées directement par le contractant, ne sont pas pris en compte pour le calcul des frais généraux.

            3.	Les frais concernant la garantie de bonne exécution prévue à l’article 16, paragraphe 3 du règlement (CE) n° 501/2008), sont éligibles.

	4.	Les frais généraux et les frais concernant la garantie de bonne exécution, ne pourront être admis que dans la mesure où : 
 -	ils peuvent faire l'objet de vérifications;
 -	ils n'incluent aucun coût déjà imputé au présent contrat sous une autre
catégorie de dépenses;
 -	ils ne sont pas pris en charge dans un autre programme.

	5.	La partie non utilisée des frais généraux du contractant, prévus au point 2 ci-dessus, peut être utilisée pour majorer les coûts des évaluations prévues au point C5.

B.	Dépenses de l´organisme d’exécution
1.	Honoraires
    		Les honoraires couvrent tous les frais de personnel, de conception, de réalisation et de gestion des actions à réaliser.  Les frais de déplacement et de séjour sont soumis aux règles prévues au point 2.  Tout honoraire devra être présenté dans la proposition de l’une des deux manières suivantes : 
1.1.	Honoraires facturés sur base des travaux réellement exécutés

		Ces honoraires seront présentés sur la base du coût horaire (et non pas journalier), par action, par mois, par catégorie de personnel et par personne.  Ils reprendront la durée de la prestation, le coût unitaire et le coût total.

Cependant des informations complémentaires devront apparaître sur les “Time sheets” établis par le personnel concerné, telles que le lieu de prestation, le nombre d’heures par jour, et l’objet de la prestation en relation avec l’action prévue au contrat.

Ils seront certifiés conformes au moins une fois par mois par le chef de projet ou par tout autre membre responsable du personnel.

Ces “Time sheets” détaillés devront être disponibles et vérifiables auprès du contractant.

		Pour les honoraires des experts consultés, l’organisme d’exécution s’assure de la réalité du temps de travail déclaré.

	 	1.2.	Honoraires facturés sur base d’un montant forfaitaire

				Ces honoraires ne peuvent pas dépasser les pourcentages suivants des coûts effectifs de la réalisation des actions (à l’exclusion des dépenses du contractant (points A.1 et A.3) et des honoraires visés sous 1.1 ci-dessus) :
			 -	13 % pour les programmes proposés par  un seul Etat Membre, et
	 -	15 % pour les programmes proposés par plusieurs Etats Membres.

		1.3.	Lorsque le contractant exécute directement des actions conformément à l’article 13, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 501/2008 les honoraires facturés sur base des travaux réellement effectués seront présentés conformément au dispositions du point 1.1.

	2.	Frais de déplacement et frais de séjour
Ces frais engendrés par la réalisation des actions, sont éligibles sur présentation des pièces justificatives, dans les conditions suivantes:

2.1  Frais de déplacement

•	billet d’avion en classe économique et la carte d’embarquement ;
•	billet de chemin de fer en première classe ;
•	pour les trajets en voiture, une indemnité kilométrique maximale de 0,25 EUR par kilomètre; les dates, les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que la distance devront être mentionnés.

2.2  Frais de séjour et restauration
•	Une indemnité d’hébergement maximale de 120 euros/jour pour le marché intérieur, et 180 euros/jours pour les pays tiers, est versée sur présentation des factures payées.
•	Une indemnité forfaitaire de séjour de 80 euros/jour est octroyée, pour le marché intérieur, et 90 euros/jours pour les pays tiers, pour couvrir tous les autres frais (restauration, déplacement local, téléphone, etc.).

Ces indemnités sont octroyées lors des manifestations en dehors du lieu de travail, et couvrent le nombre de jours nécessaire à la réalisation de l’action.
C.  Autres dépenses liées à la réalisation des actions
		1.	Frais de réunions et voyages en groupe
Dans le cas où l´organisme d´exécution est amené à organiser des
déplacements ou des réunions pour les groupes-cibles du programme, les pièces justificatives doivent être accompagnées d’une liste de présence.  Par exemple, les notes d’hôtel devront être personnalisées ou si elles sont globales reprendre les noms des personnes hébergées.  Lors des restaurations de groupe, le nom des participants devra être mentionné, ainsi que leur fonction et l’objet de la manifestation.

		2.	   Matériel et équipement
		Le matériel et les équipements nécessaires à la réalisation des activités relatives au présent contrat sont utilisés sous le régime de la location, sauf si l’achat est plus avantageux ou si la location est impossible.

		2.1 Dépenses de matériel consommable

			Les dépenses de matériel consommable concernent les dépenses liées à l'achat, la fabrication ou l'utilisation de matériels, biens ou équipements qui :
			(a)	ont une durée de vie inférieure à la durée des travaux définis dans le contrat, et
			(b)	ne sont pas considérés comme immobilisations aux termes des principes, règles et méthodes comptables en vigueur auprès de l’organisme d’exécution.

		Les dépenses de matériel consommable ne seront pas considérées comme coûts directs dès lors qu'elles sont prises en compte par l’organisme d’exécution, sous forme d'amortissement ou à tout autre titre.

     2.2  Dépenses de matériel durable
		Sont considérées comme dépenses éligibles, les dépenses afférentes à l’achat ou à la fabrication, après la date de prise d’effet du contrat, de matériels indispensables à l’exécution de l’action qui, ont une durée de vie égale ou supérieure à la durée des travaux définis dans le contrat.

		Ces dépenses devront respecter les dispositions nationales en matière d’amortissement, étant entendu que la période retenue pour le calcul de ce montant sera la période allant de la date de prise d’effet du contrat ou de la date d’achat du matériel, si celle-ci est postérieure à la date de prise d’effet, jusqu’à la date de fin du contrat.  Il sera également tenu compte du taux d’utilisation de ce matériel pendant la période considérée.

                3.	Coûts d’utilisation informatique 

	Les coûts d’utilisation informatique pourront inclure l'ensemble des dépenses afférentes au temps de connexion, au temps d'unité centrale, aux lignes imprimées et aux prestations de sociétés de service.  Ces dépenses pourront être imputées au contrat conformément aux règles internes de l´organisme d´exécution et sur la base du temps et prix de calcul effectivement consacré aux travaux définis dans le contrat.  (La liste des prix de calcul figure dans l’offre visée à l’annexe I).
		
		   4.	   Frais de publication et de diffusion
	Les frais de publication et de diffusion sont les frais résultant de travaux d'édition, de traduction et de diffusion des publications et du matériel audio-visuel envisagés dans le cadre des actions à réaliser en vertu du contrat.

		   5.	   Evaluations des résultats des actions
			Le budget du programme peut comprendre les coûts des évaluations des résultats atteints par les actions du programme :

			a)  Une évaluation à l'échéance de chaque phase annuelle du programme dont les coûts ne peuvent pas dépasser 3% du coût effectif de réalisation des actions (à l’exclusion des frais de garantie de bonne exécution, des frais généraux et des honoraires prévus aux points A.2 et B.1.2 de la présente annexe).

			b)  L'évaluation annuelle de la dernière phase doit inclure une évaluation des résultats des actions du programme.  Dans ce cas, le montant précédent de 3% est porté à 5%.

			La réalisation des évaluations sous a) et b) sera confiée à un organisme extérieur indépendant, expert en la matière, sélectionné conformément aux dispositions applicables dans l'Etat membre concerné. 

	  	D.	Présentation des factures et pièces justificatives

	Les demandes de paiements adressées à l’autorité nationale compétente doivent être accompagnées des copies des factures et pièces justificatives, qui seront classées et répertoriées selon les différents postes budgétaires tels que spécifiés dans la proposition. Un tableau récapitulatif reprendra l’ensemble de ces pièces, ainsi que les montants exprimés en euros et, pour les États membres en dehors de la zone euro, dans leur monnaie nationale et en euros.

Pour les programmes approuvés au titre de l'article 6 du règlement (CE) n° 3/2008 du Conseil et pour tous les autres montants et paiements relatifs à ces programmes, le taux de change applicable est l’avant-dernier taux de change établi par la Banque centrale européenne avant le mois au titre duquel la dépense affectée est enregistrée ou déclarée à la Commission conformément à l'article 7, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 883/2006 de la Commission.

Pour les programmes approuvés au titre de l'article 9, paragraphe 1, du règlement (CE) n°3/2008 du Conseil, le taux de change appliqué est le taux de conversion prévu à l'article 8 du règlement (CE) n° 1913/2006 de la Commission. Conformément à cet article, les dépenses engagées pour des actions de promotion exprimées en euros dans le cadre d'une procédure d'adjudication doivent être calculées selon le taux de change de l'euro établi par la Banque centrale européenne comme suit:

«  Pour les prix ou les montants autres que ceux visés aux articles 1er à 7, ou les montants liés à ces prix, exprimés en euros dans la législation communautaire, ou exprimés en euros par une procédure d'appel d'offres, le fait générateur du taux de change est le jour où se produit l'un des actes juridiques suivants:

(…)

(d)…pour les montants alloués à des études ou à des actions de promotion, dans le cadre d'une procédure d'adjudication, la date limite pour la présentation des offres;»

Pour ces programmes, le taux de change applicable pour les paiements est dûment décrit à l'article 11 du règlement n° 1913/2006 de la Commission comme suit:

«Lorsqu'un fait générateur est établi en vertu de la législation communautaire, le taux de change à appliquer est le dernier taux établi par la Banque centrale européenne (BCE) avant le premier jour du mois au cours duquel le fait générateur se produit.»

	Toutes les pièces justificatives devront comprendre les éléments suivants: le sous-contractant ou fournisseur, l’objet de la prestation et la relation avec l’action prévue, la date, le montant détaillé (hors TVA) et le numéro d’enregistrement.  Elles devront être accompagnées de la preuve de leur paiement effectif. 

		En cas de contrôle sur place, l’autorité nationale compétente et les services de la Commission ou de la Cour des Comptes devront pouvoir disposer des pièces originales classées et répertoriées selon ces dispositions.

	 	E.	Dépenses non éligibles

		Ne sont pas considérées comme dépenses éligibles, notamment:
•	Les provisions au titre de pertes ou dettes futures éventuelles ;
•	Les frais de déplacement en taxi ou en transport en commun, couverts par une indemnité « per diem » ;
•	les frais bancaires, les intérêts bancaires ou les primes d’assurances, à l’exception des frais concernant la garantie de bonne exécution telle que prévue au point A.3 de la présente annexe ;
•	les pertes de change pour des devises ;
•	les dépenses engendrées en dehors du champ d’application du contrat.

ANNEXE IV

Modalités concernant la participation financière de l’Union Européenne

1.	Le matériel et tous les documents s'adressant au public, y compris les audiovisuels réalisés ou acquis dans le cadre du contrat, doivent faire figurer l'emblème européen avec la mention suivante, dans la ou les langue(s) du ou des Etat(s) membre(s) ciblé(s) :

	CAMPAGNE FINANCEE AVEC LE CONCOURS DE L’UNION EUROPEENNE ET DE ……………………………………… (nom de l’Etat membre concerné)1.

2.	L'emblème européen doit être clairement lisible et avoir les mêmes dimensions et le même niveau de visibilité que les emblèmes de l’Etat membre ou des Etats membres concernés et du contractant.  S'agissant de supports visuels, l'emblème et la mention ci-dessus doivent figurer de manière claire au début, pendant ou à la fin du message.  S'agissant de supports audio, une mention concernant le financement U.E. doit figurer de manière claire à la fin du message.

	On trouvera ci-après les règles de base pour la reproduction de l'emblème.

http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_fr.htm (ou en.htm) 

3.	Toute absence de la mention de la participation financière de l’Union européenne dans le matériel et les documents visés au paragraphe 1er peut entraîner la non-éligibilité des coûts afférents à ce matériel.

1 	Ou de l’organisme étatique/parafiscal qui assure la contribution financière nationale. L’emblème de l’Etat membre ou de cet organisme peut figurer à droite.

ANNEXE V	

Modèle de garantie de bonne exécution du contrat n°
Banque (en-tête)

AUTORITE NATIONALE COMPETENTE
[Objet / brève description du contrat]
Par la présente, nous vous confirmons que nous nous portons solidairement garants vis-à-vis de l’autorité nationale compétente, de manière inconditionnelle, pour une période indéterminée et irrévocablement, de la bonne exécution du contrat à signer entre l’autorité nationale compétente
et 
société / raison sociale / adresse – ci-après dénommé "le contractant", jusqu'à concurrence de 
[……………..] (en toutes lettres: euro …………………) euros,
égal à 15% du montant maximal annuel du financement de la Communauté européenne et de l’Etat membre ou des Etats membres concernés, visé respectivement à l'article 3, paragraphes 1 et 2 du contrat.
Si l’autorité nationale compétente informe que le contractant n'a pas satisfait précisément, quelle qu'en soit la raison, à ses obligations contractuelles, la banque s'engage à verser immédiatement au compte indiqué par l’autorité nationale compétente le montant susmentionné, à la place du contractant, à la première demande écrite qui lui sera présentée par l’autorité nationale compétente (par lettre recommandée à la poste avec accusé de réception).
La banque renonce au bénéfice de discussion et à tout droit de refus de la prestation, de rétention, de contestation ou de compensation et elle renonce également à faire valoir des droits éventuels que le contractant pourrait avoir vis-à-vis de l’autorité nationale compétente en vertu du contrat ou en liaison avec ce dernier, ou sur toute autre base.
La banque ne peut être libérée de la présente garantie que sur consentement écrit de l’autorité nationale compétente et ne peut effectuer de dépôt sans son accord.
Les obligations incombant à la banque en vertu de la présente garantie ne sont pas affectées par les mesures ou accords éventuels dont l’autorité nationale compétente conviendrait avec le contractant et qui concerneraient les obligations de ce dernier en vertu du contrat.
La présente garantie entre en vigueur le jour de la signature du contrat. Elle expire à la restitution du présent document qui doit avoir lieu dans les [30] jours à compter de l'exécution du paiement final en vertu du contrat.
[Lieu/Date]
__________________					__________________
[Signature/Fonction]						[Signature/Fonction]
A annexer :         liste des personnes habilitées à signer les garanties avec spécimen des signatures.

ANNEXE VI

MODELE DE GARANTIE POUR L’AVANCE

Nous soussignés, ………………………… (organisme bancaire), représenté par ………………, dûment habilité à cet effet,
Déclarons nous porter caution solidaire de la société………………………….…(contractant) dont le siège social est situé à  ……………………..… pour la somme de 
euros…….… (€ en toutes lettres…………………………………………………………………….)
représentant 110 % de l’avance portant sur un maximum de 30 % du montant maximum relatif à la … phase du contrat, visé a l’article 3(1 et 2) du contrat[…] prévu entre l’autorité nationale compétente et la société …………………………(contractant) concernant des actions de … en faveur de …, telles que définies dans le contrat n°… signé le … .

Nous nous engageons à effectuer, sur demande de l’autorité national compétent, sans pouvoir en différer le paiement pour quel que motif que ce soit, le versement de la somme garantie ci-dessus entre les mains de l’autorité nationale compétente, sans que la société …………………………….…(contractant) puisse soulever aucune objection à cet égard.

La présente caution d’avance prendra effet dès la réception de l’avance versé par l’autorité nationale compétente sur le compte bancaire n° … en nos livres et sera libérée par lettre de décharge de l’autorité nationale compétente, au moment de la récupération de l’avance.

L’original de la garantie nous sera retourné.

Fait à …………………,							 le ………….                                                                                                                                                                                                                                                                          
__________________					__________________
[Signature/Fonction]						[Signature/Fonction]

A annexer :         liste des personnes habilitées à signer les garanties avec spécimen des signatures.

ANNEXE VII

CALENDRIER PROVISOIRE DES ACTIONS
(Article 4.6 du contrat)

Année		:
Trimestre	:

Etat membre	:
Org. Prop.	:

Programme	:
N° du contrat	:

Activités prévues
	Date/Période	Lieu(x)	
Action 1 (titre/description)

Action 2 (titre/description)

Annexe VIII

1.1.1.	A.   Modèle pour les rapports trimestriels

A compléter par l’organisation proposante
(Articles 18 et 22(3) du Règlement n° (CE) 501/2008)

Rapport n°………………….
(Le rapport ne devrait pas dépasser 3 pages, plus les états récapitulatifs financiers.)

Organisation proposante	:……………………………..
Nom du programme		:……………………………..
Date du rapport		:……………………………..
Période du rapport		:………………………….….
Date de début du programme	:………………………….….
Contrat (FEAGA) n°		: ………………………….…

1. Mise en oeuvre des actions

Liste des actions entreprises telle qu’elle figure dans le programme (annexé au contrat):

1.	Action 1
……………………………
2.	Action 2
……………………………
3.	Action 3
…………………………..

n. action n
……………………………………..
Fournir pour chaque action les informations suivantes :
Temps, lieu, indications de dimensions : nombre de participants, nombre de points de vente (P.O.V.), quantité de matériel imprimé, durée et nombre de spots radios/TV.  Pour les sites internet, fournir l’adresse.  Préciser les autres paramètres importants de chaque action.

Indiquer toute modification ou annulation d’actions prévues, ainsi que la raison.

2. Développement du programme

Mentionner toute remarque et les éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en œuvre du programme. Fournir des indications concernant les actions à réaliser pendant la période suivante, en indiquant les éventuelles variations par rapport à la planification. 

1.1.1.	
1.1.2.	3.  Dépenses réalisées inclues dans la demande de paiement trimestrielle.
1.1.3.	
A/A	Actions	Paiements effectués 	
		Trimestre 1	Trimestre 2	Trimestre 3	Trimestre 4 	Total €	
1	Action 1						
2	Action 2						
3	….…..						
4	….…..						
5	………						

1.1.4.	B. Modèle pour les rapports annuels

A compléter par l’organisation proposante.
Le rapport annuel a deux sections (articles 19, 22(1) et 22(2) du Règlement (CE) n° 501/2008:
a) brève description des actions,
b) état récapitulatif financier.

Rapport n°………………….

Organisation proposante	:……………………………..
Nom du programme		:……………………………..
Date du rapport		:……………………………..
Période du rapport		:……………………………..
Date de début du programme	:……………………………..
Contrat (FEAGA) n°		: ………………………….…

A. Brève description des actions
Mise en oeuvre des actions
Liste des actions entreprises telle qu’elles figurent dans le programme (annexé au contrat):
1.	Action 1
……………………………
2.	Action 2
……………………………
3.	Action 3
…………………………..

n. action n

……………………………………..
Fournir pour chaque action les informations suivantes (si applicable) :
Temps, lieu, indications de dimensions : nombre de participants, nombre de points de vente (P.O.V.), quantité de matériel imprimé, durée et nombre de spots radios/TV.  Pour les sites internet, fournir l’adresse. Préciser les autres paramètres importants de chaque action.

Mise en oeuvre du programme

-  Indiquer toute remarque utile et mentionner les difficultés éventuelles rencontrées dans la        mise en œuvre du programme. 
- Indiquer toute modification ou annulation d’actions prévues, ainsi que la raison.

1.1.1.	
1.1.5.	B.  Etat récapitulatif financier
A compléter par l’organisation proposante.
A/A	Actions	Budget prévu  €	Dépenses déclarées	Budget prévu  –  dépenses déclarées	% Diff.	
	a	b	c	d=b-c	e=100 x (d / b)	
1						
2						
3						
						
	TOTAL					

1.1.6.	C.  Bilan financier des dépenses
A compléter par l’autorité compétente et envoyer à la Commission dans les 30 jours calendrier suivant le paiement du solde.
(Article 22(4) du Règlement (CE) n° 501/2008)
Date			:
Autorité compétente 	:
Nom du programme	:
Contrat n° (FEAGA)	:

1.  Bilan financier
L’autorité compétente désignée ci-dessus a contrôlé l’exécution du contrat sur base de la liste des clauses et conditions, le rapport annuel report et les documents y afférents.
Il a été établi /ou autre formulation correspondant au résultat des contrôles effectués/ que les obligations prévues dans le contrat ont été respectées.  Le montant représentant le total des dépenses relatives à ce programme figure dans le tableau ci-après.
A/A	Dépenses  -  Budget	Montant €	
1	Budget du programme		
2	Budget pour la phase		
3	Dépenses totales déclarées pour la phase		
4	Dépenses éligibles pour les actions		
5	Contribution de la Communauté		
6	Pénalités ou autres réductions		
7	Différence entre le budget prévu et les dépenses éligibles pour la phase		
8	Taux de mise en œuvre (%)		

1.1.7.	2.  Etat récapitulatif financier
A/A	Actions	Budget prévu  €	Dépenses éligibles	Budget prévu  –  dépenses éligibles	% Diff.	
	a	b	c	d=b-c	e=100 x (d / b)	
1						
2						
3						
						
	TOTAL					
_________________________
1	Actions décrites à l'annexe I du contrat pour la phase en question.
2	 Budget décrit dans le contrat pour la phase en question.
3	Dépenses déclarées pour les actions réalisées durant la phase.

3.  Garantie de bonne exécution
Les détails du rapport annuel report ont été vérifiés et contrôlés par rapport aux termes du contrat. La garantie de bonne exécution a été libérée le … .

4.  Opinion raisonnée de l’État membre
Opinion de l’autorité nationale compétente sur l’exécution des tâches de la phase.
									Signature